Règlement intérieur de l’association

Ce règlement intérieur complète et précise les statuts de l’association DotNetNuke France - Association des utilisateurs Francophones de DotNetNuke.

Ce règlement intérieur s’applique obligatoirement à l'ensemble des membres ainsi qu'à chaque nouvel adhérent. Il est disponible au siège de l’association et une copie est envoyée à adhérent par voie électronique.

En cas d’ambiguïté ou de contradiction, les statuts s’appliquent par priorité sur le règlement intérieur.

Le présent règlement précise le fonctionnement interne et externe de l’association. Il concerne notamment :

1. Adhésion à l’association
2. Institutions de l’association
3. Attributions des organes dirigeants
4. Charte du bénévole
5. Charte des usagers
6. Règlement financier
7. Dispositions diverses

Titre I : Adhésion à l’association

Article 1 - Admission de membres nouveaux

L’adhésion à l’association est libre pour toutes les personnes qui souhaitent participer à la réalisation de son objet, sous réserve d’acquitter la cotisation prévue à l’article 4. Une exonération partielle ou totale peut être accordée par le bureau. Cette demande ne peut être accordée que si elle clairement exprimée et motivée par le demandeur. Le bureau doit étudier toute demande d’exonération dans un délai de 20 jours. L’absence de réponse équivaut à un refus. Le bureau n’a pas obligation de motiver sa décision.

Article 2 - Refus d’admission

Le bureau de l’association se réserve le droit de refuser la demande d’adhésion, sans avoir à motiver sa décision auprès du demandeur. En revanche, le bureau se soit d’en informer le conseil d’administration à l’occasion de la prochaine assemblée générale des adhérents et d’en motiver sa décision à ce moment. Le conseil d’administration peut aller à l’encontre de la décision du bureau. La décision du conseil d’administration prédomine sur celle du bureau.

Article 3 - Catégorie de membre Composition

Parmi ses membres, l'association DotNetNuke France - Association des utilisateurs Francophones de DotNetNuke distingue les catégories suivantes :

• Membres fondateurs,
• Membres d’honneur,
• Membres bienfaiteurs,
• Membres adhérents bénévoles,
• Membres utilisateurs « amis de l’association ».

Les membres fondateurs

Les membres fondateurs sont invités à chaque assemblée générale auxquelles ils ont un droit de parole.

Ils sont dispensés de cotisation annuelle (sauf s'ils en décident autrement) mais ils doivent acquitter le prix des services rendus par l’association.

Ils ont pour mission de veiller au respect de « l’esprit de l’association » lors de sa création.

Ils ne disposent pas d’un droit de vote en assemblée générale des adhérents.

Les membres fondateurs ne sont pas soumis à la possibilité de radiation.

Les membres d’honneur

Les fondateurs soussignés de l’association sont membres d’honneur.

Ils sont dispensés de cotisation annuelle (sauf s'ils en décident autrement) mais ils doivent acquitter le prix des services rendus par l’association.

Les membres d’honneurs sont proposés par le Bureau de l’association et ratifiés par le conseil d’administration à l’occasion de la prochaine assemblée générale.

Ils ne disposent pas d’un droit de vote en assemblée générale des adhérents.

Membres bienfaiteurs

Les membres bienfaiteurs apportent leur contribution à l’association à une participation financière ou sous forme de dons (matériel, licence…).

Ils pourront être invités aux assemblées générales.

Une attention particulière sera portée aux membres bienfaiteurs de l’association afin de les remercier de leurs contributions. Les membres bienfaiteurs seront remerciés en particulier sur le site Internet de l’association.

Ils sont dispensés de cotisation annuelle (sauf s'ils en décident autrement) mais ils doivent acquitter le prix des services rendus par l’association.

Ils ne disposent pas d’un droit de vote en assemblée générale des adhérents.

Membres adhérents bénévoles

Ce sont les personnes bénévoles participant activement à la vie associative. Ils doivent adhérer en tant que « membres de l’association » et acquitter pour cela la cotisation annuelle prévue à l’article 4 et le prix des produits/services utilisés.

Ils peuvent bénéficier d’une exonération partielle ou totale décidée par le bureau et/ou le conseil d’administration.

Ils contribuent de manière régulière aux activités de l’association (aide les utilisateurs dans les forums, contenu rédactionnel, traductions, création de l’aide…). Ils se démarquent des « amis de l’association » par leur volonté de se lier à la structure associative par leur participation active et régulière.

Pour bénéficier de ce statut, chaque adhérent qui le souhaite peut en faire la demande motivée auprès du bureau qui devra notifier sa réponse au demandeur dans un délai maximum de 20 jours. L’absence de réponse dans ce délai équivaut à un refus. Le bureau n’a pas obligation de motiver sa décision auprès du demandeur mais devra s’en expliquer auprès du conseil d’administration à l’occasion de la prochaine assemblée générale. Le conseil d’administration peut alors s’opposer à la décision du bureau. La décision du conseil d’administration prédomine sur celle du bureau.

Un membre adhérent bénévole dispose d’un droit de vote en assemblée générale des adhérents.

Membres utilisateurs « amis de l’association »

Les amis de l’association ne disposent pas du droit de vote en assemblée générale mais ont un droit de vote consultatif à travers les sondages mis en place sur le site Internet par le bureau et/ou le conseil d’administration.

Les amis de l’association peuvent se réunir une ou plusieurs fois par an en comité, ils désignent leur représentant auprès du conseil d’administration. Ce représentant aura un droit de vote unique pour l’ensemble des amis de l’association à l’occasion des assemblées générales des adhérents.

Article 4 – Cotisation et tarifs

Adhésion à l’association

Les membres d'honneur et bienfaiteurs en exercice ne paient pas de cotisation (sauf s’ils en décident autrement).

Les membres utilisateurs « amis de l’association » et les membres adhérents bénévoles doivent s'acquitter d'une cotisation annuelle.

Le montant de celle-ci est fixé chaque année par le conseil d'administration lors de l'assemblée générale des adhérents sur proposition du bureau.

Le versement de la cotisation doit être établi par chèque à l'ordre de l'association ou par paiement en ligne depuis le site Internet de l’association. Le versement peut se faire à tout moment de l’année. L’adhésion à l’association est valable pour une année à partir de la date du versement.

Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un membre en cours d’année.

Article 5 - Conséquences de l’adhésion : droits des adhérents

Les adhérents à l’association s’engagent à respecter les statuts de l’association et le règlement intérieur de l’association. Ils s’engagent également à respecter les conditions générales d’utilisation du site.

Article 6 - Protection de la vie privée des adhérents – Fichiers

Les adhérents sont informés que l’association met en œuvre un traitement automatisé des informations nominatives les concernant.

Une ou plusieurs bases de données seront créées et demeureront à usage exclusif de l’association. Ces données ne seront jamais transmises à un tiers.

Si des informations devaient être communiquées à un tiers, par exemple dans le cadre d’un service qu’elle propose sur son site, elles le seraient après accord de l’adhérent concerné.

Les informations recueillies sont nécessaires à l’adhésion. Elles font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. Elles peuvent donner lieu à l'exercice du droit d'accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, l’adhérent s’adressera au siège de l’association.

L’utilisateur est informé qu’il a la possibilité de modifier son profil lui même sur le site Internet de l’association et de sélectionner les éléments d’information le concernant qu’il souhaite rendre public.

L’association s’engage à respecter également la « politique de confidentialité » des données du site. Ce document est disponible sur le site Internet de l’association.

Article 7 - Conséquences de l’adhésion : Obligations des adhérents

L’adhésion à l’association à quel titre que ce soit entraîne pleine et entière acceptation des statuts et du présent règlement intérieur.

Article 8 - Démission

Conformément à l'article 6 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre recommandée avec AR sa démission au président de l’association.

Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une quelconque indemnité.

Titre II : Institutions de l’association

Article 9 - Assemblée générale ordinaire

Convocation

Conformément à l'article 10 des statuts de l'association, l'assemblée générale ordinaire se réunit 1 fois par an sur convocation du bureau.

Tous les membres adhérents à la date de la convocation de l'assemblée générale sont autorisés à participer à l’assemblée générale des adhérents.

Ils sont convoqués suivant la procédure suivante :

Par courrier électronique et

Par publication d’une nouvelle sur la page d’accueil du site Internet de l’association

Les personnes convoquées à l’assemblée générale des adhérents doivent confirmer leur présence via le site Internet à l’aide du formulaire prévu à cet effet au maximum 10 jours avants la date de l’assemblée générale.

En cas d’impossibilité de trouver un lieu permettant de réunir l’ensemble des adhérents, seuls les membres adhérents bénévoles et personnes invitées par le bureau seront autorisés à assister à l’assemblée générale.

Ordre du jour

Les auteurs de la convocation rédigent un ordre du jour communiqué aux adhérents en même temps que la convocation. Les questions inscrites à l’ordre du jour seront traitées en priorité sur les autres questions, à l’exception de la révocation des dirigeants qui peut intervenir à tout moment.

Quorum et vote

Conformément à l’article 10 un quorum de 1/3 du conseil d’administration doit être présent pour que l’assemblée générale puisse se dérouler correctement.

Si suite à la première convocation le quorum n’est pas atteint, une seconde convocation sera envoyée et si le quorum n’est pas atteint une nouvelle fois, l’assemblée pourra statuer valablement avec les seuls adhérents présents.

Le vote des résolutions s'effectue en collégialité et en cas d’absence de consensus par vote à main levée.

Décisions

Le conseil d’administration élit en fin de séance le nouveau bureau pour l’année à venir.

L’AG entend les rapports des différents collèges ainsi que celui du Conseil de direction.

Article 10 - Assemblée générale extraordinaire

Convocation

Seuls les membres du conseil d’administration peuvent être convoqués aux assemblées générales extraordinaires. Les membres de l'association seront convoqués par courrier électronique au moins quinze jours avant.

Décisions

Conformément à l'article 11 des statuts de l'association, une assemblée générale extraordinaire doit être convoquée en cas de modification des statuts, situation financière difficile, conclusion d’un emprunt bancaire, et toute circonstance expressément prévue par les statuts, à la demande écrite d'au moins un tiers des membres.

Quorum et vote

Un quorum de 1/3 du conseil d’administration doit être présent pour que l’assemblée générale extraordinaire puisse se dérouler correctement.

Si suite à la première convocation le quorum n’est pas atteint, une seconde convocation sera envoyée et si le quorum n’est pas atteint une nouvelle fois, l’assemblée pourra statuer valablement avec les seuls adhérents présents.

Le vote des résolutions s'effectue en collégialité et en cas d’absence de consensus par vote à bulletin secret.

Les votes par procuration ou par correspondance sont proscrits.

Article 11 - Commissions - Collèges spéciaux

Comité de lecture

La participation au comité de lecture est réservée aux personnes qui consacrent bénévolement de leur temps aux activités de l’association, quelles que soient la nature et l’importance de leur contribution.

L’association se dote d’un comité de lecture, composé de 5 membres, qui décident de la publication ou non des articles à publier sur le site.

Comité technique

La participation au comité technique est réservée aux personnes qui consacrent bénévolement de leur temps aux activités de l’association, quelles que soient la nature et l’importance de leur contribution.

L’association se dote d’un comité technique qui décide des orientations techniques de l’association.

Ce comité technique sera constitué en particulier :

• D’un chef de projet,
• D’un directeur artistique,
• D’un administrateur réseau,
• D’un administrateur système,
• D’un responsable licences,
• D’un responsable sauvegardes et monitoring,

et toutes autres personnes nécessaires à la bonne gestion des services internet proposés par l’association.

Titre III : Attributions des organes dirigeants

Article 12 - Fonction opérationnelle

Les membres du bureau assurent la direction opérationnelle de l’association. Il dispose à cet effet de tout pouvoir pour notamment :

• sélectionner les projets,
• en assurer le pilotage,
• organiser l’engagement des bénévoles.

Les membres du bureau représentent l’association tant à l’égard des pouvoirs publics qu’auprès des partenaires privés.

Les membres du bureau négocient et concluent tous les engagements de l’association et d’une manière générale, agissent au nom de l’organisme en toutes circonstances, sous réserve du respect des statuts et des décisions souveraines de l’assemblée générale.

Article 13 - Fonction financière

Les membres du bureau veillent au respect des grands équilibres financiers de l’association, en maîtrisant les dépenses, assurant un flux de recettes internes et externes suffisant et en fixant des tarifs équilibrés. Ils assurent ou font assurer par les ressources bénévoles, salariées ou externes de l’association, les taches suivantes :

• Le suivi des dépenses et des comptes bancaires ;
• La préparation et le suivi du budget ;
• Les remboursements de frais et les paiements aux fournisseurs ;
• La transparence du fonctionnement financier envers l’assemblée générale ;
• Les demandes de subventions ;
• L’établissement de la comptabilité.

Les membres du bureau établissent chaque année le budget et fixe les tarifs, au vu des coûts de l’association et de ses recettes, dans le respect des grands équilibres financiers.

L’association se veut accessible au plus grand nombre, notamment les étudiants. À cet effet, elle pratique une politique tarifaire adaptée en permettant à ceux qui en font une demande motivée, la réduction partielle ou totale de leur cotisation. De même pour les adhérents impécunieux dont la situation l’exige, le bureau peut décider d’accorder des réductions sur le prix des services.

Les tarifs sont validés par le bureau.

Article 14 - Fonction administrative

Les membres du bureau veillent au respect de la réglementation tant interne qu’externe. Ils assurent ou font assurer par les ressources bénévoles, salariées ou externes de l’association, les taches suivantes :

• La convocation et le bon déroulement de l’AG (convocation, comptes rendus) ;
• La bonne circulation des informations à destination des adhérents ;
• L’archivage de tous les documents juridiques et comptables de l’association ;
• Les déclarations en préfecture (création, certaines modifications statutaires, voir chapitre 2, changement de dirigeants, acquisition d’un immeuble, dissolution) ;
• Les publications au journal officiel (voir chapitre 2, les formalités légales) ;
• La tenue du registre spécial (voir chapitre 2) ;
• Le dépôt des comptes de résultat, bilan, rapport d’activité et conventions en préfecture dès lors que le financement par les autorités administratives dépasse 153 000 € (L. du 12 avril 2000, D. du 6 juin 2001) ;
• Dans les communes de plus de 3 500 habitants, le dépôt en mairie d’un bilan certifié conforme si l’association reçoit de la commune une subvention supérieure à 76 300 € ou représentant plus de 50 % de son budget.

Article 15 - Fonctionnement des organes dirigeants

Le Conseil de direction

Le Conseil d’administration administre et gère l’association ; il dispose à cet effet de tous les pouvoirs, dans le respect de l’objet associatif et des décisions de l’assemblée générale des adhérents.

Les décisions sont prises à l’unanimité des membres du Conseil et sur toutes questions, il sera recherché un consensus entre eux le cas échéant, chacun des membres du Conseil pouvant s’opposer à une décision.

Les collèges

Pour décider des orientations de l’association, le conseil d’administration prend les avis des collèges (comité de lecture, comité technique).

Article 16 - Organisation des activités

Déroulement des activités

Les activités se déroulent conformément au règlement intérieur des sections. Ce règlement est obligatoire ; il s’impose aux usagers de l’association, à ses bénévoles, salariés et dirigeants. Il est pris et modifié dans les mêmes conditions que le règlement intérieur de l’association.

Création de nouvelles sections

Lorsqu’une activité regroupe plus de 10 participants, le conseil d’administration peut décider de la création d’une section.

La création d’une section doit être ratifiée par l’assemblée générale des adhérents. Chaque section peut se doter d’un règlement intérieur organisant la pratique de ses activités.

Titre IV : Charte des bénévoles

Les bénévoles ayant accès à des données personnelles des utilisateurs veilleront à respecter scrupuleusement la politique de confidentialité de l’association et de son site Internet.

Ils ne divulgueront aucun projet que l’association peut avoir en chantier à un tiers.

Titre V : Charte des usagers

Article 17 - Locaux

Il est interdit de fumer dans les locaux de l’association ainsi que d’y introduire des boissons alcoolisées.

Dans tous les locaux utilisés par l’association, les adhérents doivent se conformer aux règles et usages locaux et veiller à la bonne occupation des lieux.

Article 18 - Pratique des activités

Les activités se déroulent sous la responsabilité des bénévoles et des préposés salariés de l’association. Ils ont seuls autorité pour mettre fin aux activités, s’ils estiment que les conditions de sécurité ne sont pas réunies. Ils peuvent notamment exclure/interdire l’accès à tout usager ne respectant pas les horaires/tenues vestimentaires/équipement de sécurité/dont le comportement est contraire aux règles de sécurité en vigueur dans l’association/ne produisant pas les certificats médicaux d’aptitude à la pratique des activités.

Les activités de l’association se déroulent dans le cadre d’un programme arrêté par le bureau, le CA, le Président ; toute utilisation des locaux/matériel de l’association en dehors des horaires prévus est strictement prohibée.

Article 19 - Engagement des usagers

Les usagers sont tenus de fournir les certificats médicaux prévus par la loi/respecter les dispositions de sécurité du présent règlement/en toutes circonstances se conformer aux consignes des préposés de l’association, bénévoles ou salariés.

À défaut, la responsabilité de l’association est dégagée/ils peuvent être exclus sans préavis des activités de l’association. Éventuellement Par ailleurs, l’association se réserve le droit d’engager les sanctions prévues à l’article.

Les produits de l'association restent la propriété de l'association. Les packs de langue, les traductions, les modules, les skins, et toute autre ressource distribuée par l'association reste, pour tout ou partie, soumis aux droits d'auteurs. Leur distribution sur d'autres supports ne sont pas autorisés sans le consentement écrit d'un membre du bureau, et peut-être révoqué sur simple décision du bureau.

Les articles écrits par les membres sont également soumis aux droits d'auteur, l'association étant considérée de bon gré comme co-auteur.

Article 20 – Sanctions disciplinaires

Avertissement

Lorsque les circonstances l’exigent, l’association peut délivrer un avertissement à l’encontre d’un adhérent.

Celui-ci doit être prononcé par le bureau seulement après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d'avertissement est engagée, celle-ci pouvant se faire assister par un membre de l'association de son choix.

Si l’avertissement est prononcé, une procédure d'appel est autorisée auprès du conseil d’administration par lettre recommandée et ce dans un délai de 15 jours à compter de la date de réception de la lettre notifiant l’avertissement.

Exclusion

Le non-respect des règles établies, attitude portant préjudice à l'association, fautes intentionnelles ou refus du paiement de la cotisation annuelle peuvent déclencher une procédure d'exclusion.

Celle-ci doit être prononcée par le bureau à la majorité, seulement après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d'exclusion est engagée. La personne contre laquelle une procédure d'exclusion est engagée peut se faire assister par un membre de l'association de son choix.

Si l'exclusion est prononcée, une procédure d'appel est autorisée auprès du conseil d’administration à l’occasion de la prochaine assemblée générale ordinaire. L’exclusion est suspendue jusqu’à la date de l’assemble générale. Cette demande doit se faire par lettre recommandée et ce dans un délai de 15 jours à compter de la date de réception de la lettre notifiant l'exclusion.

Titre VI : Réglementation financière

Article 21 - modalités d'engagement des dépenses

Les membres du bureau peuvent librement effectuer seuls pour le compte de l’association toutes les dépenses utiles à la réalisation de l’objet statutaire. Toutefois pour les engagements dont le montant excède 150 €, un document écrit devra attester l’opération. Il sera visé par le président et par le Trésorier.

Article 22 - Instruments de paiement

Le code confidentiel permettant l’accès au comptes de l’association ne seront connus que du trésorier, du président et du vice président. Il en est de même du code confidentiel de la carte de crédit bancaire et de son utilisation.

Article 23 - Délégations de signature

Les membres du bureau ne peuvent déléguer leur signature à un tiers sans l’accord des autres membres du bureau.

Article 24 - Modalités de remboursements des frais

Les frais justifiés par l'activité réelle du bénévole, dûment missionné par l'association sont remboursés sur présentation des pièces justificatives.

Prévoir le cas échéant les plafonds : Les indemnisations des frais d'hébergement et de nourriture ne peuvent excéder les montants fixés par l'Urssaf pour des salariés.

Pour les frais de déplacement automobile, les limites de remboursement ne peuvent excéder celles fixées par l'administration fiscale (indemnités kilométriques forfaitaires)

Les remboursements des produits et services payés pour le compte de l'association par le bénévole ne subissent pas d'autres limitations que celles qui s'imposent à l'association si elle les avait payés directement.

Tous les frais doivent faire l'objet d'un enregistrement permettant d'identifier clairement le bénévole, sa mission et la nature des frais engagés.

Article 25 - Comptabilité des chantiers

Toutes les actions conduites par l’association sont organisées sous forme de chantier. Il est tenu pour chaque chantier/spectacle une comptabilité normalisée.

À l'issue du chantier, la comptabilité est communiquée sans délai aux différents bailleurs de fonds de l’action.

Titre VII : Dispositions diverses

Article 26 - Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur de l’association est établi par le bureau conformément à l'article …. des statuts.

Il peut être modifié à tout moment par le bureau, sur proposition d’un des membres du bureau ou par le CA lors d’une assemblée générale.

A Paris le 18 janvier 2009

^ vers le haut ^